ARCHIVIO – ARCHIVIO COMUNALE DEL COMUNE DI S.

Scheda CONTESTI

Nome contesto: ARCHIVIO

Tipologia: ARCHIVIO COMUNALE

Declinazione specifica: ARCHIVIO COMUNALE DEL COMUNE DI S.

Individuare a quale categoria appartiene il contesto:

CATEGORIA a) contesti propri

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2) Descrivere il contesto nelle sue variabili ambientali (spaziali, dimensionali, di luce), di organizzazione   (500 parole max)

Gli archivi del comunali di S. si trovano al piano terra del comune, dietro una porta chiusa a chiave e protetta da allarme.

La stanza è rettangolare, delle dimensioni approssimative di 12m per 9,con tutte le pareti arredate da semplici scaffalature aperte che raggiungono il soffitto. Queste scaffalature accolgono i cosiddetti “faldoni”, ossia grandi volumi raccoglitori formato a4 che raccolgono pratiche e documenti. L’ambiente non è molto luminoso,  illuminato da due lampade a parete, nonostante ci siano due finestre vengono sempre tenute chiuse e serrate (un archivio non dovrebbe avere finestre).

Nella stanza i faldoni sono divisi per anno e tipologia di documento. L’archivio di questo comune è praticamente saturo ed alcuni faldoni vengono tenuti in sopra cassettiere ed alcuni per terra in quanto è quasi terminato del tutto lo spazio sugli scaffali.

3) indicare tre aggettivi che caratterizzano il contesto

Monocromatico Saturo Caotico

4) Individuare e descrivere le seguenti caratteristiche del contesto.

  1. Dove è localizzato?

È uno dei locali del comune di S.

  1. E’ un luogo fisso o mobile?

fisso

  1. E’ pubblico o privato/domestico?

È un luogo privato, in quanto accessibile solo dagli impiegati del comune di S. e chiuso a chiave

  1. All’aperto o al chiuso/interno?

È al chiuso

  1. E’ accessibile in modo libero o codificato? (dettagliare 200 battute)

È accessibile in modo codificato. Per poter entrare è necessario avere il codice di disattivazione dell’allarme della stanza e poter avere accesso alla chiave dell’archivio; oppure avere il permesso ed essere accompagnati da un impiegato/a con questi diritti. Generalmente questo spazio è fruibile dai soli dipendenti comunali che lavorano in ufficio.

  1. E’ uno luogo specializzato funzionalmente in termini univoci (mono funzione-uso) o dagli usi multipli (funzioni-uso primarie e secondarie) o non specificati (funzioni-uso accessorie, potenziali o improprie)? (dettagliare 200 battute)

È un luogo specializzato  con l’unica funzione legittima di permettere l’archiviazione di documenti comunali.

Questi documenti sono raccolti e divisi in base ad anno , argomento e tipo di documento, e si presentano con l’aspetto di grandi libri formato a4 (“faldoni”) molto voluminosi e pesanti.

  1. Quali sono i tempi di accessibilità dello spazio/contesto? (dettagliare 200 battute)

Lo spazio è accessibile durante i giorni lavorativi per tutta la durata di apertura degli uffici comunali, finchè il comune non viene chiuso

  1. E’ uno spazio strutturato/codificato o non strutturato/informale? (dettagliare 200 battute)

È uno spazio ben strutturato che deve rispondere a precise norme per l’archiviazione di documenti. Questo spazio può anche essere soggetto ad ispezioni da parte di esterni, per verificare che tutto si svolga regolarmente

  1. E’ attrezzato o equipaggiato rispetto alla sua eventuale funzione/i? Con che elementi (naturali o) dotazioni e dispositivi? (dettagliare 200 battute)

È attrezzato per la sua funzione “archiviare” con semplici scaffalature aperte molto alte. Dato che risulta difficile raggiungere le parti più alte nella stanza viene tenuta anche una scala

  1. Lo spazio viene fruito individualmente o in più persone? Quante? (dettagliare 200 battute)

Può essere fruito sia individualmente che da più persone. Di solito servono più persone per recuperare i vecchi documenti posti più in alto (questione di sicurezza, per tenere ferma la scala)

  1. Quali sono i ruoli dei vari attori all’interno dello spazio (codificati, non codificati)? Che azioni svolgono? (dettagliare 200 battute)

Ogni anno bisogna archiviare le pratiche di quell’anno. Quindi i responsabili dei vari uffici, e gli impiegati periodicamente archiviano i documenti. L’azione svolta è quella di portare il faldone ed archiviarlo. L’ufficio tecnico alcune volte ha bisogno di consultare questi documenti

  1. Quali azioni relative al libro/lettura vi si possono svolgere (trasportare, leggere, comprare)? (dettagliare 200 battute)

Si possono archiviare,di solito definitivamente, i faldoni oppure prelevarli, asportare alcuni documenti per la consultazione

  1. Qual è azione principale relativa al libro/lettura che vi si svolge (o per la quale è pensato, progettato, strutturato…)?

È l’archiviazione definitiva di vecchi documenti, in modo che possano essere comunque consultati se necessario, e soprattutto garantire che vengano conservati senza essere smarriti o danneggiati

  1. Quali altre azioni (non relative al libro/lettura) vi si possono svolgere? (dettagliare 200 battute)

Si può utilizzare l’archivio anche per immagazzinare altre attrezzature del comune (in alcuni casi costose, come proiettori o sistemi audio), nonostante sia una funzione impropria di questo spazio

  1. Come si muovono/comportano le persone all’interno dello spazio? (liberamente, secondo procedure/percorsi/azioni/obiettivi.. etc) (dettagliare 200 battute)

Liberamente, con la finalità di individuare la pratica che si sta cercando

  1. Quali sono le modalità temporali di utilizzo dello spazio (durata, momento della giornata etc)? (dettagliare 200 battute)

Non c’è un limite di tempo di utilizzo per questa stanza.

Relativamente il tempo in cui la si sfrutta è poco , giusto il necessario per archiviare o per prelevare documenti. La stanza non offre possibilità e spazio per la consultazione degli stessi

Il momento della giornata interessato va dall’orario di apertura a quello di chiusura (mattina – tardo pomeriggio)

  1. Gli attori possono modificare lo spazio? Come? Con che ruoli? Temporaneamente? Permanentemente? Attraverso quali azioni, dotazioni etc? (dettagliare 200 battute)

Le strutture fisse non vengono spostate. I dipendenti possono cambiare di posizione i faldoni

  1. Quali sono gli aspetti positivi (relativi al libro/lettura e non) di questo contesto? E quelli negativi?

Positivi: è uno spazio tranquillo e controllato e garantisce una buona conservazione dei documenti

Negativi: i faldoni sono molto grandi e pesanti, quindi difficili da spostare e prelevare; bisogna sapere con certezza dove si trova il documento desiderato per evitare spostamenti inutili.

Le scaffalature aperte fan si che la polvere ricopra i volumi, rendendo necessarie operazioni di pulizia

  1. Come questo contesto potrebbero essere migliorato, reso più idoneo, più funzionale, più efficace ad usi relativi al libro/lettura?

-Qualcosa che aiuti a spostare, maneggiare volumi di tali dimensione

– scale progettate in modo da poter essere usate senza pericolo anche da soli

-scaffalature chiuse per evitare la polvere

-Un rapido sistema per individuare le tipologie diverse di documento

-eventuale uso di colori diversi per facilitare le operazioni

  1. … altro?

Servirebbero indicazioni e migliore organizzazione o un’ “indice” guida ai documenti, perché solo chi archivia i propri documenti SA dove sono stati messi e trovare documenti archiviati da un altro ufficio risulta difficoltoso

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